Hướng dẫn 2210/NHCS-HTQT

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

DỰ ÁN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CUỘC SỐNG CỦA PHỤ NỮ NGHÈO THÔNG QUA CHƯƠNG TRÌNH TÀI CHÍNH VI MÔ

- Căn cứ Thỏa thuận số 01/TT ký ngày 25 tháng 4 năm 2008 giữa Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH), Quĩ UNILEVER Việt Nam và Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam (HPN) Về thực hiện dự án “Nâng cao chất lượng cuộc sống của phụ nữ nghèo thông qua chương trình tài chính vi mô” (sau đây gọi tắt là dự án UNILEVER),

- Căn cứ điều lệ NHCSXH, nhằm mục đích thử nghiệm mô hình uỷ thác toàn phần của NHCSXH về cho vay tới hộ nghèo qua Tổ chức chính trị xã hội (đối với dự án này là HPN) theo hình thức cho vay thông qua mô hình tổ chức tài chính vi mô bán chính thức,

Tổng giám đốc NHCSXH hướng dẫn việc thực hiện dự án “Nâng cao chất lượng cuộc sống của phụ nữ nghèo thông qua chương trình tài chính vi mô” như sau:

A/ CÁC QUI ĐỊNH CHUNG:

1/ Phạm vi thực hiện dự án:

- Dự án được thực hiện tại 4 tỉnh là : Lào Cai, Ninh Bình, Quảng Bình và Bến Tre. Tại mỗi tỉnh sẽ thực hiện thí điểm tại 1 huyện, mỗi huyện 02 xã và mỗi xã thành lập 05 nhóm tín dụng và tiết kiệm.

- Phạm vi thực hiện dự án có thể thay đổi tùy thuộc vào ngân sách hàng năm và theo thỏa thuận giữa các bên.

2/ Thời hạn thực hiện dự án:

- Thời hạn thực hiện thỏa thuận dự án giữa NHCSXH với các đối tác là 03 năm từ năm 2008 đến hết ngày 31/12/2010. Trong thời hạn này NHCSXH và HPN phối hợp xây dựng hệ thống và cung cấp dịch vụ tín dụng tiết kiệm đến đối tượng hưởng lợi.

- Khi kết thúc thời hạn nêu trên, các ban quản lý dự án cấp xã có đủ điều kiện sẽ được HPN hỗ trợ đăng ký hoạt động như một tổ chức tài chính vi mô theo qui định của Chính phủ, NHCSXH sẽ thực hiện việc chuyển giao nguồn vốn tín dụng và việc quản lý hệ thống cho HPN.

3/ Nguồn vốn tín dụng và chi phí dự án:

- Nguồn vốn tín dụng sẽ do Quĩ UNILEVER cung cấp giao cho NHCSXH quản lý và giải ngân cho vay đến Ban quản lý dự án xã, dự kiến năm 2008 là 2.465 triệu cho 4 tỉnh dự án. Nguồn vốn 02 năm tiếp theo Quĩ UNILEVER sẽ chuyển cho NHCSXH định kỳ hàng năm sau khi các bên thống nhất kế hoạch hoạt động. Hết thời hạn dự án, nguồn vốn tín dụng được bàn giao cho HPN quản lý.

- Một số chi phí hoạt động sẽ do Quĩ UNILEVER hỗ trợ như: tổ chức hội thảo, lớp tập huấn kiến thức về tài chính vi mô, chi phí kiểm tra, giám sát ban đầu và một số trang thiết bị.

- Các chi phí khác do NHCSXH và HPN tự trang trải.

4/ Cơ cấu tổ chức:

4.1/ Đối tượng thụ hưởng- thành viên nhóm Tín dụng và tiết kiệm:

Phụ nữ nghèo và cận nghèo có nhu cầu vay vốn để phát triển sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện sống, góp phần tăng thu nhập và mức sống.

4.2/ Nhóm tín dụng và tiết kiệm:

- Những người thuộc đối tượng thụ hưởng của dự án là phụ nữ nghèo và cận nghèo sẽ tham gia vào các Nhóm Tín dụng - Tiết kiệm . Mỗi nhóm có từ 10 đến 20 thành viên. Quản lý nhóm có 2 người gồm Trưởng nhóm kiêm thủ quĩ, Phó nhóm kiêm kế toán do thành viên bầu ra theo qui định của dự án.

- Việc thành lập nhóm và Bầu ban quản lý nhóm được lập thành biên bản có xác nhận của UBND cấp xã.

- Nhóm TD&TK chịu trách nhiệm việc bình xét cho vay, thẩm định món vay của thành viên để gửi lên Ban quản lý dự án xã phê duyệt cho vay; trực tiếp thu nợ, thu lãi, thu tiết kiệm trực tiếp từ thành viên để nộp cho Ban quản lý dự án xã,

- Thực hiện việc tổ chức sinh hoạt nhóm, kiểm tra, giám sát hoạt động tín dụng, tiết kiệm và các hoạt động khác của dự án.

4.3/ Ban quản lý dự án cấp xã (BQLDA xã):

Ban quản lý dự án xã gồm 5 người trong đó: 01 trưởng ban phụ trách chung, 01 phó ban kiêm kế toán xã, 01 thủ quĩ xã và 02 người thuộc bộ phận kiểm soát (nếu có).

Chi phí hoạt động của Ban quản lý dự án xã từ nguồn thu nhập từ hoạt động tín dụng, trong thời gian 02 năm đầu hoạt động của dự án, Unilever sẽ hỗ trợ một phần chi phí hoạt động cho Ban quản lý dự án xã và Ban quản lý nhóm Tín dụng - tiết kiệm.

Việc thành lập Ban quản lý xã có xác nhận của UBND cấp xã.

Ban quản lý dự án xã chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của các nhóm của toàn xã, đứng tên vay vốn từ NHCSXH, thực hiện cho vay, trực tiếp giải ngân đến thành viên của các nhóm, thanh toán tiết kiệm và lợi nhuận trực tiếp cho thành viên; quản lý chi phí hoạt động của các Nhóm TD&TK, đảm bảo hiệu quả và an toàn tín dụng theo qui định của dự án.

4.4/ Ban điều hành dự án cấp trung ương:

Ban điều hành dự án cấp trung ương được thành lập gồm đại diện của HPN, NHCSXH và Quĩ UNILEVER có nhiệm vụ định hướng, phối hợp và giám sát việc thực hiện dự án.

B/ CÁC QUI ĐỊNH CHO VAY, TIẾT KIỆM, QUẢN LÝ DỰ ÁN:

1/ Qui định cho vay giữa Ban quản lý dự án xã với thành viên:

1.1 Điều kiện vay vốn:

- Người vay thuộc đối tượng thụ hưởng của dự án, là phụ nữ nghèo hoặc cận nghèo tham gia Nhóm TD&TK, cư trú hợp pháp trên địa bàn xã dự án.

- Người vay không còn dư nợ khó đòi tại NHCSXH hoặc tổ chức tín dụng khác trên địa bàn.

1.2 Mức cho vay: Mức cho vay cụ thể do nhóm và người vay thỏa thuận căn cứ vào:

+ Mục đích sử dụng vốn vay,

+ Nhu cầu và khả năng sử dụng vốn vay của thành viên,

+ Khả năng nguồn vốn của dự án,

nhưng mức cho vay tối đa 5 triệu đồng/ 1 thành viên. Mức cho vay tối đa có thể được điều chỉnh theo qui định của dự án.

1.3 Thời hạn cho vay: Thời hạn cho vay đối với thành viên không quá 36 tháng.

1.4 Định kỳ thu nợ gốc và lãi:

+ Việc trả nợ gốc được định kỳ hàng tháng, quí, 6 tháng hay trả một lần khi đến hạn do BQLDA xã và người vay thỏa thuận.

Người vay được quyền trả nợ trước hạn.

+ Việc trả lãi theo định kỳ hàng tháng.

1.5. Lãi suất cho vay: Theo qui định từng thời kỳ của dự án và phụ thuộc vào điều kiện kinh tế, phát triển từng xã của các tỉnh dự án. Hiện tại áp dụng mức lãi suất 0,9%/tháng cho tất cả các tỉnh.

Lãi suất nợ quá hạn bằng 130% lãi suất khi cho vay.

1.6. Qui trình, thủ tục cho vay:

Người vay là thành viên nhóm có nhu cầu xin vay vốn lập Giấy đề nghị vay vốn kiêm Hợp đồng tín dụng theo mẫu 01A/TD-UNI (đính kèm văn bản này) gửi Ban quản lý Nhóm.

Ban quản lý nhóm trực tiếp thẩm định, Ban quản lý xã phê duyệt cho vay. Sau khi phê duyệt Ban quản lý dự án xã lập sao kê Hợp đồng tín dụng (mẫu 03/TD-UNI) gửi NHCSXH để làm thủ tục ký Hợp đồng tín dụng, rút vốn vay NHCSXH để cho vay thành viên.

1.7. Gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn:

+ Đến hạn trả nợ cuối cùng, người vay gặp khó khăn do nguyên nhân bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh hỏa hoạn, người vay chết mất tích hộ gia đình gặp khó khăn chưa trả được nợ, Ban quản lý dự án xã xem xét cho gia hạn nợ. Thời gian cho gia hạn nợ tối đa bằng thời gian cho vay đối với món vay đến 12 tháng và 1/2 thời gian cho vay đối với món vay từ trên 12 tháng.

+ Các trường hợp chuyển nợ quá hạn:

* Người vay sử dụng vốn sai mục đích

* Người vay có khả năng trả nợ nhưng chây ỳ không trả

* Đến hạn trả nợ cuối cùng nhưng không được xem xét cho gia hạn nợ.

Ban quản lý dự án xã sẽ chuyển nợ quá hạn.

2/ Qui định cho vay giữa NHCSXH với Ban quản lý dự án xã:

NHCSXH sẽ mở cho Ban quản lý dự án xã một tài khoản tiền gửi và một tài khoản tiền vay. Việc cho vay thu nợ, thu lãi, gửi tiết kiệm, thanh toán các khoản chi phí của Dự án sẽ được thực hiện thông qua 2 tài khoản này.

2.1. Điều kiện cho vay đối với Ban quản lý dự án xã:

- Ban quản lý dự án được thành lập theo qui định, có hồ sơ (biên bản) thành lập, có xác nhận của UBND cấp xã;

- Ban quản lý dự án thực hiện ghi chép, hạch toán đầy đủ hệ thống sổ sách theo qui định của dự án;

- Đã phê duyệt cho vay đối với thành viên và lập Sao kê hợp đồng tín dụng có danh sách từng thành viên gửi NHCSXH.

2.2. Hồ sơ cho vay:

- Sao kê Hợp đồng tín dụng, mẫu 03/TD-UNI

- Giấy đề nghị vay vốn kiêm Hợp đồng tín dụng (NHCSXH cho vay Ban quản lý dự án. (Mẫu 01B/TD-UNI)

2.3. Giải quyết cho vay:

Khi nhóm và Ban quản lý dự án có đầy đủ điều kiện, cán bộ tín dụng NHCSXH thẩm định trình giám đốc Phòng giao dịch phê duyệt và lập hồ sơ cho vay.

Số tiền cho Ban quản lý dự án vay, ngân hàng hạch toán vào tài khoản tiền vay của BQL xã và chuyển sang tài khoản tiền gửi của BQLDA tại ngân hàng. BQLDA xã rút tiền từ tài khoản tiền gửi để giải ngân cho thành viên.

Khi thành viên hoàn trả nợ gốc và lãĐABQLA xã phải nộp toàn bộ vào tài khoản tiền gửi. Trường hợp phát sinh khoản vay mới giữa BQLDA xã và thành viên, Ban quản lý dự án nộp sao kê Hợp đồng tín dụng gửi NHCSXH để làm thủ tục rút tiền từ tài khoản tiền gửi để cho vay thành viên.

Trong thời hạn dự án, nếu có trường hợp BQLDA xã thu nợ gốc từ thành viên nhưng không phát sinh nhu cầu vay từ thành viên, BQLDA xã có thể làm thủ tục hoàn trả nợ cho NHCSXH, khi có nhu cầu vay mới được làm thủ tục vay thông qua việc lập một khế ước khác, đảm bảo không vượt quá hạn mức tín dụng vay NHCSXH của BQLDA xã.

2.4 Mức cho vay:

Mức cho vay mỗi khoản cho vay tới Ban quản lý dự án xã được căn cứ vào: Hạn mức tín dụng dự án phân bổ cho mỗi xã, nhu cầu vay của thành viên trong xã.

2.5. Thời hạn cho vay, định kỳ hạn thu nợ, thu lãi:

Thời hạn cho vay đến BQLDA xã không quá ngày 31/12/2010.

NHCSXH và BQLDA xã thỏa thuận về định kỳ hạn thu nợ gốc.

BQLDA xã được quyền trả nợ trước hạn.

Thu lãi được thực hiện theo định kỳ hàng tháng thông qua việc trích từ tài khoản tiền gửi của nhóm tại ngân hàng.

Hết thời hạn dự án, khi có quyết định thông báo chuyển giao nguồn vốn, NHCSXH làm thủ tục bàn giao nguồn vốn của nhóm cho HPN. Việc tổ chức bàn giao được thực hiện giữa NHCSXH và HPN cấp tỉnh, huyện.

Nguồn vốn bàn giao gồm:

Các khoản nợ NHCSXH đã thu + dư nợ cho vay đến BQLDA xã đang lưu hành.

2.6. Lãi suất cho vay đến BQLDA xã: Lãi suất cho vay bằng lãi suất cho vay hộ nghèo của NHCSXH. (Hiện nay là 0,65%/tháng)

3/ Huy động tiết kiệm:

- Ban quản lý dự án xã huy động tiết kiệm từ thành viên định kỳ hàng tháng, thông qua BQL nhóm Tín dụng & tiết kiệm. BQLDA xã mở sổ theo dõi tiết kiệm và thanh toán chi trả khi đến hạn trực tiếp đến từng thành viên.

BQLDA xã nộp tiết kiệm và các quĩ vào tài khoản tiền gửi tại NHCSXH đảm bảo số dư luôn bằng 1% dư nợ vay. BQLDA xã được rút phần vượt hơn để cho vay thành viên. Qui trình cho vay như đối với cho vay từ nguồn vốn của dự án.

4/ Xử lý rủi ro:

- Rủi ro do cá nhân, tổ chức nào gây ra dẫn đến thất thoát vốn thì cá nhân đó phải có trách nhiệm bồi hoàn.

- Rủi ro do nguyên nhân khách quan được bù đắp từ Quĩ rủi ro được trình lập theo qui định của dự án trích lập tại Ban quản lý dự án xã, nếu không đủ sẽ được trích trừ các quĩ khác như quĩ phát triển vốn. Trường hợp các quĩ này cũng không đủ bù đắp thì trích giảm nguồn vốn tín dụng của dự án vay do UNILEVER cung cấp qua NHCSXH. Qui trình và thủ tục xử lý như sau:

+ Người vay là thành viên nhóm TD&TK gặp rủi ro do nguyên nhân khách quan như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, người vay trốn, chết, mất tích hộ gia đình không có khả năng trả nợ lập Đơn đề nghị xử lý rủi ro theo mẫu 01/NRR-UNI gửi Ban quản lý nhóm TD&TK.

+ Ban quản lý Nhóm TD&TK và BQLDA xã tổ chức điều tra, xác nhận rủi ro. Ban quản lý xã tập hợp hồ sơ rủi ro, lập danh sách gửi NHCSXH cấp huyện. NHCSXH và HPN huyện (BQLDA huyện/tỉnh) ký xác nhận xử lý nợ (trích từ nguồn quĩ và/hoặc từ vốn tín dụng từ nguồn UNILVER nếu có).

5/ Hỗ trợ BQLDA xã quản lý tài chính:

- Trong thời gian thực hiện dự án, Phòng giao dịch NHCSXH cấp huyện hỗ trợ và giám sát hoạt động tín dụng, tiết kiệm và chi tiêu của BQLDA xã theo qui định (trong cẩm nang tín dụng của dự án).

- Hàng tháng BQLDA xã lập bảng kê các khoản chi được phép chi căn cứ vào các khoản thực thu lãi cho vay để phân bổ chênh lệch và chi tiêu cho BQLDA xã và các nhóm.

- NHCSXH kiểm soát, hướng dẫn BQLDA viết giấy đề nghị rút tiền từ tài khoản để chi tiêu và thực hiện các khoản chi trả khác theo qui định.

C/ HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN

I. BỔ SUNG TÀI KHOẢN HẠCH TOÁN DỰ ÁN UNILEVER

+ TK 253198 - Cho vay BQLDA xã - Dự án UNILEVER

+ TK 253498 - Nợ quá hạn Cho vay BQLDA xã - dự án UNILEVER

+ TK 421104 - Tiền gửi không kỳ hạn BQLDA xã - dự án UNILEVER

II. HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ

a/. Tại Sở giao dịch NHCSXH:

1. Nhận vốn từ Dự án UNILEVER

Nhận vốn từ Quỹ UNILEVER, kế toán Sở giao dịch ghi:

Nợ TK Tiền gửi tại các TCTD khác.

Có TK 441311- Vốn uỷ thác đầu tư Hội Sở chính nhận (Dự án UNILEVER)

2. Chuyển vốn về NHCSXH tỉnh (TP) để cho vay:

Căn cứ thông báo vốn của Phòng Kế hoạch nguồn vốn, số vốn của dự án thực nhận từ Quỹ UNILEVER và đề nghị rút vốn của chi nhánh, Kế toán Sở giao dịch lập phiếu ghi:

Nợ TK 519101- Điều chuyển vốn giữa Hội sở chính với tỉnh, thành phố

Có TK Tiền gửi tại các TCTD khác

3. Xử lý rủi ro:

Đối với rủi ro do nguyên nhân bất khả kháng được bù đắp từ nguồn vốn tín dụng dự án UNILEVER khi kết thúc dự án.

b/. Tại NHCSXH các tỉnh thực hiện dự án:

1. Nhận vốn: do Hội Sở chính chuyển về hạch toán:

Nợ TK: Tiền gửi tại các TCTD khác.

Có TK 519101 - Điều chuyển vốn giữa Hội sở chính với tỉnh, thành phố

2. Thông báo vốn đến Phòng giao dịch NHCSXH cấp huyện:

Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch và nhu cầu giải ngân của Phòng giao dịch NHCSXH cấp huyện, Chi nhánh NHCSXH cấp tỉnh thông báo chỉ tiêu giải ngân cho Phòng giao dịch.

Trường hợp, Phòng giao dịch cần tiếp vốn, chi nhánh NHCSXH cấp tỉnh lập chứng từ chuyển vốn xuống Phòng giao dịch, kế toán hạch toán:

Nợ TK 519151- Điều chuyển vốn giữa tỉnh (TP) với Phòng giao dịch

Có TK: Tiền gửi tại các TCTD khác.

c/. TẠI PHÒNG GIAO DỊCH NHCSXH CẤP HUYỆN TRỰC TIẾP CHO VAY.

1. Nhận vốn cho vay:

Nhận được thông báo chỉ tiêu cho vay từ Quỹ UNILEVER, Phòng giao dịch thông báo đến các xã thực hiện dự án chuẩn bị hồ sơ giải ngân.

Trường hợp Phòng giao dịch cần tiếp vốn, lập giấy đề nghị tiếp vốn gửi Chi nhánh NHCSXH tỉnh. Khi nhận vốn do NHCSXH tỉnh chuyển về, Kế toán hạch toán:

Nợ TK: Tiền gửi tại các TCTD khác.

Có TK 519151 - Điều chuyển vốn giữa tỉnh (TP) với Phòng giao dịch

2. Giải ngân:

- Căn cứ hồ sơ tín dụng đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt, Kế toán lập thủ tục giải ngân và hạch toán:

Nợ TK 253198 – Cho vay BQLDA xã UNILEVER

Có TK 421104 – Tiền gửi không kỳ hạn BQLDA xã UNILEVER

- Khi Ban quản lý dự án xã rút tiền để giải ngân cho thành viên, Kế toán hạch toán:

Nợ TK 421104 – Tiền gửi không kỳ hạn BQLDA xã UNILEVER

Có TK tiền mặt

3. Chuyển nợ quá hạn:

Đến kỳ hạn trả nợ, bên vay không trả nợ và không được Ngân hàng cho gia hạn nợ, Kế toán thực hiện chuyển nợ quá hạn, hạch toán:

Nợ TK 253498 - Nợ quá hạn Cho vay BQLDA xã - dự án UNILEVER

Có TK 253198 – Cho vay BQLDA xã - Dự án UNILEVER

4. Hạch toán tiết kiệm, thu nợ (gốc, lãi):

4.1. Tiền gửi của BQLDA xã

- BQLDA xã nộp tiết kiệm huy động từ các thành viên định kỳ hàng tháng và các quỹ vào tài khoản tiền gửi tại NHCSXH đảm bảo số dư luôn bằng 1% dư nợ vay; nộp tiền trả nợ gốc, lãi của nhóm vào TK tiền gửi của BQLDA xã, kế toán hạch toán:

Nợ TK tiền mặt (TK thích hợp)

Có TK 421104 - Tiền gửi không kỳ hạn dự án UNILEVER

4.1 Thu nợ: Trích từ TK tiền gửi của BQLDA xã

Nợ TK 421104 – Tiền gửi không kỳ hạn dự án UNILEVER

Có TK: Nợ thích hợp

4.2 Thu lãi: Trích từ TK tiền gửi của BQLDA xã

Nợ TK 421104 – Tiền gửi không kỳ hạn dự án UNILEVER

Có TK 714009 - Thu từ nghiệp vụ uỷ thác và đại lý

III. Bàn giao cho Hội phụ nữ khi kết thúc dự án: Thực hiện theo hướng dẫn của Tổng giám đốc khi kết thúc dự án.

D- BÁO CÁO :

1/ Hàng tháng BQLDA xã gửi báo cáo hoạt động tín dụng của dự án (mẫu số 01/BC-UNI) kèm theo Báo cáo cân đối tài sản của BQLDA xã (mẫu 09/KT-UNI) và Báo cáo thu nhập chi phí (mẫu số 10/KT-UNI) gửi Phòng giao dịch NHCSXH cấp huyện.

2/ Phòng giao dịch huyện tổng hợp Báo cáo tình hình hoạt động (từ mẫu số 01/BC-UNI) của các xã gửi NHCSXH tỉnh. NHCSXH tỉnh gửi Phòng Hợp tác quốc tế tại Hội sở chính.

3/ Hàng quí Phòng giao dịch huyện nhập số liệu dòng "Dự án tín dụng UNILVER" (Mẫu số 01/DA-TD Báo cáo tín dụng tình hình thực hiện các dự án kèm theo văn bản số 164/NHCS-TD ngày 29/1/2007 V/v Báo cáo thống kê một số dự án phòng tín dụng quản lý, gửi về tỉnh để gửi về Hội sở chính theo qui định.

E- Tổ chức thực hiện:

Nhận được văn bản này, Ông giám đốc chi nhánh NHCSXH tỉnh tổ chức thực hiện. Nếu có vướng mắc báo cáo về hội sở chính để xem xét giải quyết.