Công văn 215/HD-BHXH

Kính gửi: Các đơn vị tham gia BHXH trên địa bàn TP.Hồ Chí Minh.

Tiếp theo Công văn số 1438/HD-BHXH ngày 07/9/2007 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn nghiệp vụ thu – chi và thủ tục hồ sơ giải quyết chế độ BHXH-BHYT, nay tiếp tục hướng dẫn bổ sung một số nội dung sau:

1. Thanh quyết toán 2% giữ lại đơn vị:

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 92 Luật Bảo hiểm xã hội : người sử dụng lao động giữ lại 2% tiền lương, tiền công đóng BHXH để chi trả kịp thời cho người lao động đủ điều kiện hưởng các chế độ ốm đau, thai sản và thực hiện quyết toán hàng quý với tổ chức bảo hiểm xã hội.

Kể từ ngày 01/01/2009, tất cả các đơn vị tham gia BHXH đều thực hiện việc giữ lại 2% để chi trả kịp thời các chế độ ốm đau, thai sản cho người lao động. Để thuận lợi cho các đơn vị thực hiện việc thanh quyết toán, Bảo hiểm xã hội Thành phố hướng dẫn các đơn vị cụ thể như sau:

1.1- Căn cứ hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe của người lao động, người sử dụng lao động sử dụng nguồn kinh phí của quỹ BHXH bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH được giữ lại để chi trả kịp thời cho người lao động có đủ điều kiện hưởng và lưu giữ hồ sơ, chứng từ  theo qui định. Hàng quý (tháng) lập danh sách theo mẫu số C66a-HD, C67a-HD, C68a-HD, C69a-HD, C70a-HD, kèm theo hồ sơ của từng người lao động, file dữ liệu gửi cho cơ quan BHXH để quyết toán kinh phí ốm đau, thai sản, dưỡng sức.

1.2- Phương thức thanh toán kinh phí giữa cơ quan BHXH và đơn vị sử dụng lao động: Hàng quý, cơ quan BHXH sẽ tổng hợp số chi BHXH cho người lao động đã được duyệt theo các mẫu: C66b-HD, C67b-HD, C68b-HD, C69b-HD, C70b-HD, để lập thông báo quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động theo mẫu C71-DH gửi về đơn vị sử dụng lao động 01 bản để làm cơ sở thanh toán:

- Trường hợp số chi BHXH cao hơn 2% giữ lại bao gồm cả tạm ứng (nếu có) thì cơ quan BHXH sẽ chuyển trả cho đơn vị trong 30 ngày đầu của quý sau.

- Trường hợp số chi BHXH thấp hơn 2% giữ lại bao gồm cả tạm ứng (nếu có) hoặc không sử dụng đơn vị phải nộp số chênh lệch thừa về cơ quan BHXH trong 30 ngày đầu của quý sau. Hết thời hạn này, nếu không nộp, đơn vị phải chịu lãi chậm đóng theo quy định.

1.3- Trường hợp kinh phí 2% để lại không đủ chi, đơn vị gửi văn bản đề nghị cơ quan BHXH tạm ứng kinh phí bổ sung để chi trả kịp thời cho người lao động.

Điều kiện tạm ứng:

- Công văn đề nghị tạm ứng (theo mẫu đính kèm) gửi về cơ quan BHXH, nơi đóng BHXH (Phòng Kế hoạch Tài chính – Bảo hiểm xã hội Thành phố hoặc bộ phận kế toán của BHXH quận huyện);

- Số phát sinh thực chi ốm đau, thai sản và dưỡng sức phục hồi sức khỏe đã được duyệt cao hơn số kinh phí 2% để lại đơn vị;

- Đơn vị không nợ tiền đóng BHXH đến thời điểm tạm ứng;

- Số tiền tạm ứng bằng hoặc nhỏ hơn số chênh lệch giữa tổng số chi các chế độ BHXH đã được duyệt và 2% để lại (tính đến tháng đề nghị tạm ứng);

- Kinh phí tạm ứng sẽ được cấp chậm nhất là 07 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được văn bản đề nghị của đơn vị.

1.4. Do tính chất thanh toán rất phức tạp vì có kinh phí giữ lại 2% và tạm ứng bổ sung trong quý, các đơn vị phải mở sổ sách kế toán theo dõi chặt chẽ và thường xuyên đối chiếu với cơ quan BHXH (Phòng KHTC của BHXH Thành phố nếu đóng BHXH ở 117 C Nguyễn Đình Chính, phường 15 quận Phú Nhuận hoặc bộ phận kế toán của BHXH các quận huyện, nếu đóng BHXH tại các quận huyện) để thống nhất số phát sinh hàng quý và thực hiện thanh toán nghiêm túc theo quy định tại mục 1.2 của văn bản này.

1.5. Các đơn vị chưa có tài khỏan tiền đồng việt Nam, đề nghị khẩn trương mở tài khỏan và thông báo cho cơ quan BHXH biết để thực hiện việc thanh tóan kinh phí theo quy định tại mục 1.2 của văn bản này. 

2- Xác nhận thời gian tham gia BHXH khi sinh hưởng trợ cấp thai sản:

2.1- Căn cứ khoản 2 Điều 14 của Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22 tháng 12 năm 2006 của Chính phủ, thì lao động nữ nghỉ việc (chấm dứt hợp đồng lao động) trước thời điểm sinh con, nếu đóng BHXH từ 6 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước khi sinh thì vẫn được hưởng chế độ thai sản. Người hưởng chế độ chỉ cần mang sổ BHXH và đơn đề nghị hưởng trợ cấp thai sản (theo mẫu trên website của Bảo hiểm xã hội Thành phố) có xác nhận của chính quyền địa phương và bản sao giấy khai sinh mang đến cơ quan BHXH quận huyện (nơi cư trú) để nhận trợ cấp thai sản.

Riêng thời gian hưởng trợ cấp sản đối với những trường hợp này, nếu thời gian nghỉ hưởng trợ cấp thai sản mà hợp đồng lao động không còn hiệu lực thì không được tính là thời gian tham gia BHXH.

VD: Hợp đồng lao động của bà Bà Nguyễn Thị B có hiệu lực hết tháng 10/2008, bà đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản. Bà B nghỉ sinh tháng 8/2008 và thời điểm sinh con là tháng 9 năm 2008. Trong thời gian nghỉ hưởng trợ cấp thai sản bà B chỉ được tính 3 gồm tháng 8, tháng 9 và tháng 10/2008  là thời gian đóng BHXH.

2.2- Xác nhận thời gian tham gia BHXH đối với trường hợp thai sản:

- Khi lao động nữ hưởng chế độ thai sản, đơn vị sử dụng lao động vẫn thực hiện điều chỉnh giảm lao động đóng BHXH (mẫu 3a) theo quy định.

- Phòng Chế độ BHXH (cán bộ thực hiện chế độ BHXH) sau khi giải quyết chế độ cho người lao động, in 2 bản Phiếu xác nhận giải quyết chế độ thai sản (mẫu đính kèm), chuyển cho Phòng Thu (cán bộ thu) để làm căn cứ bổ sung dữ liệu nghỉ thai sản, không đóng BHXH nhưng được tính là thời gian tham gia BHXH.

- Trường hợp lao động nữ nghỉ hưởng chế độ do sảy thai, nạo hút thai hoặc thai chết lưu, là thời gian nghỉ không tính theo tháng, nên đơn vị sử dụng lao động không điều chỉnh giảm lao động đóng BHXH.

- Sau khi nhận được Phiếu xác nhận giải quyết chế độ thai sản, Phòng Thu (cán bộ thu) lập phiếu điều chỉnh giảm số tiền phải đóng BHXH cho đơn vị và người lao động theo quy định vào kỳ báo cáo gần nhất.

3-Bảo hiểm thất nghiệp:

Căn cứ Công văn số 18/BHXH-BT ngày 07/01/2009 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn thực hiện thu bảo hiểm xã hội thất nghiệp. Căn cứ văn bản này BHXH Thành phố hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động thực hiện chế độ Bảo hiểm thất nghiệp từ tháng 01/2009 như sau:

3.1-Đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp:

Đơn vị sử dụng từ 10 lao động trở lên và những người lao động làm việc theo hợp đồng lao động (hợp đồng làm việc) có thời hạn từ đủ mười hai tháng trở lên hoặc hợp đồng lao động (hợp đồng làm việc) không xác định thời hạn ở trong các đơn vị này, đều thuộc đối tượng tham gia BHTN.

3.2- Về hồ sơ, thủ tục đăng ký tham gia BHTN:

Kể từ ngày 01/01/2009 áp dụng thống nhất mẫu biểu đăng ký lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN như sau:

- “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN” theo mẫu 2a-TBH đính kèm. Trên cơ sở mẫu 2a-TBH cũ, bổ sung thêm cột đóng BHTN (cột 16) và đóng từ tháng năm (cột17).

Những người lao động tăng mới thuộc đối tượng tham gia BHTN đánh dấu X vào cột 16 và ghi rõ thời gian bắt đầu thuộc đối tượng tham gia BHTN vào cột 17. Những người không thuộc đối tượng tham gia BHTN thì để trống 2 cột này.

Trường hợp lao động tăng mới có giai đoạn phải truy đóng:

- Nếu là đối tượng BHXH bắt buộc hoặc đồng thời vừa là đối tượng BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp thì chỉ ghi 1 dòng.

- Nếu có thời gian là đối tượng BHXH bắt buộc sau đó đồng thời là đối tượng BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp thì ghi thành 2 dòng: dòng đầu ghi giai đoạn chỉ tham gia BHXH bắt buộc; dòng thứ hai ghi giai đoạn tham gia đồng thời BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp.

- Trường hợp điều chỉnh đối tượng tham gia BHTN thì lập “Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN” theo mẫu 3a-TBH đính kèm (Bổ sung phần tổng hợp đối tượng tham gia BHTN); trong đó tách ra thành 2 phần:

Phần 1: ghi các trường hợp điều chỉnh BHXH bắt buộc hoặc đồng thời vừa điều chính BHXH bắt buộc vừa điều chỉnh bảo hiểm thất nghiệp.

Phần 2: Ghi các trường hợp chỉ điều chỉnh về bảo hiểm thất nghiệp.

Chú ý: Kỳ đối chiếu tháng 02/2009 các đơn vị lập Danh sách lao động đăng ký tham gia BHTN từ thời điểm tháng 01/2009 (theo mẫu đính kèm) gửi cho cơ quan BHXH cùng lúc với hồ sơ đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng 02/2009.

3.3- Chuyển tiền đóng BHTN:

Đơn vị sử dụng lao động chuyển tiền đóng BHTN về tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH cùng lúc với tiền đóng BHXH, BHYT hàng tháng.

Những đơn vị tạm thời nợ BHTN đến tháng 06/2009 theo Nghị quyết của Chính phủ, vẫn phải lập danh sách đăng ký theo mẫu quy định trên đây, đồng thời vẫn đóng BHXH, BHYT hàng tháng đầy đủ theo quy định và khoản trích 1% tiền lương của người lao động.

3.4 Lưu  ý:

Mức tiền lương, tiền công làm căn cứ tính đóng BHTN cũng chính là tiền lương, tiền công đóng BHXH hiện nay.

Những trường hợp ngừng đóng đóng BHXH trong thời gian hưởng trợ cấp ốm đau hoặc thai sản, thì cũng tạm thời chưa đóng bảo hiểm thất nghiệp. 

Người lao động ký hợp đồng lao động làm việc nhiều nơi thì chỉ tham gia BHXH, BHYT và BHTN ở một nơi.

Người lao động được cử đi học tập, thực tập, công tác, nghiên cứu, an dưỡng trong và ngoài nước mà vẫn hưởng tiền lương, tiền công tại đơn vị cử đi thì vẫn thực hiện đóng BHXH, BHYT và BHTN (nếu thuộc đối tượng tham gia BHTN) theo quy định.

4- Cấp sổ BHXH theo mẫu mới:

4.1- Căn cứ  Quyết định 3636/QĐ-BHXH ngày 16/06/2008 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, kể từ ngày 01/01/2009, BHXH Tp.HCM tiến hành cấp sổ BHXH theo mẫu mới (đính kèm) cho người lao động tham gia BHXH. Đối tượng cấp sổ theo mẫu mới là:

- Người lao động mới tham gia BHXH (kể cả người lao động tăng mới trong năm 2008) chưa được cấp sổ.

- Những trường hợp đã được cấp sổ theo mẫu cũ nhưng bị hư hỏng không sử dụng được, hoặc sổ bị mất.

Đơn vị sắp xếp 3 tờ khai tham gia BHXH của từng người theo thứ tự của "Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT" (mẫu 02a-TBH), nộp cho cơ quan BHXH kèm Mẫu 02a-TBH nói trên và "Phiếu giao sổ" đã được cấp.

Lưu ý: Khi lập tờ khai tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (mẫu 01-TBH), đơn vị và người lao động cần lưu ý ghi đầy đủ những nội dung trong tờ khai như sau:

- Mã số: ghi số sổ BHXH đã được cấp theo "Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT "(mẫu 02a-TBH).

- Ngày tháng năm sinh: ghi đủ ngày tháng và năm sinh. Trường hợp không nhớ ngày tháng sinh thì ghi năm sinh.

- CM thư số: ghi chính xác và đầy đủ số Chứng minh nhân dân, nơi cấp và ngày cấp.

- Đã được BHXH…………..cấp sổ BHXH ngày………….: ghi đúng ngày được cấp số sổ BHXH theo "Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT" (mẫu 02a-TBH).

- Thời gian công tác có đóng BHXH: ghi rõ ràng, đầy đủ các cột 3 và 4 trong tờ khai. Nếu thuộc đối tượng tham gia Bảo hiểm thất nghiệp (HĐLĐ có thời hạn từ 01 năm trở lên hoặc HĐLĐ không xác định thời hạn) thì đánh dấu (X) vào cột ghi chú.

4.2- Xác nhận quá trình làm việc và đóng BHXH, BHTN:

Trong khi chờ BHXH Việt Nam ban hành phần mềm in quá trình làm việc và đóng BHXH , BHTN theo mẫu mới, những trường hợp được cấp sổ BHXH theo mẫu mới quy định trên đây, khi nghỉ việc, chuyển công tác được xác nhận và chốt sổ theo quy định như sau:

Các đơn vị sử dụng mẫu "Xác nhận quá trình làm việc và đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp" (mẫu 01/SBH-XN) (đính kèm) để ghi quá trình làm việc có đóng BHXH, BHTN cho người lao động

4.3- Lưu ý:

- Tỷ lệ đóng BHXH trước tháng 01/2009:

*  NSDLĐ: 15%

*  NLĐ: 5%

- Từ  tháng 01/2009, nếu thuộc đối tượng tham gia BHTN:

*  NSDLĐ: 16%

*  NLĐ: 6%.

5- Những điều lưu ý đơn vị tham gia BHXH:

5.1-Nhằm nắm bắt kịp thời Thông báo của Bảo hiểm xã hội Thành phố và BHXH các quận huyện về kết quả đóng BHXH, BHYT, kết quả giải quyết chế độ BHXH cho người lao động cũng như các thông tin mới nhất về chế độ chính sách, quy trình thủ tục hồ sơ … kể cả yêu cầu về việc sao chép dữ liệu đóng BHXH của người lao động, Bảo hiểm xã hội Thành phố đề nghị các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố sử dụng hệ thống IMS tại địa chỉ http://hcm.bhxh.vn/ims. Địa chỉ IMS của BHXH các quận huyện (theo danh sách đính kèm).

5.2-Người tham gia BHYT trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, đăng ký khám chữa bệnh ban đầu ở các tỉnh thành khác chỉ được đăng ký tại các cơ sở khám chữa bệnh thuộc tuyến quận huyện và  tương đương. Đơn vị sử dụng lao động lưu ý điều này để khi lập danh sách đăng ký khám chữa bệnh ngoài Thành phố Hồ Chí Minh cho người lao động đúng quy định.

5.3-Theo quy định của BHXH Việt Nam, cơ quan BHXH trả lương hưu cho những trường hợp đủ điều kiện nghỉ hưu từ ngay sau tháng sinh nhật và là tháng liền kề sau khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội. 

VD: Ông Nguyễn Văn A sinh tháng 2 năm 1949, đến tháng 2 năm 2009 đủ 60 tuổi. Ông A được đơn vị sử dụng lao động làm hồ sơ hưu gửi cơ quan BHXH trước ngày 15/01/2009. Lương hưu của ông A được cơ quan BHXH trả từ tháng 3 năm 2009.

Căn cứ quy định này, đơn vị sử dụng lao động ra quyết định nghỉ việc và hoàn tất hồ sơ chuyển cơ quan BHXH kịp thời để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

5.4-Số máy 39.979.039 là số tổng đài của BHXH Thành phố, đơn vị và người lao động khi cần liên hệ với phòng nghiệp vụ đề nghị quay số Tổng đài để được hướng dẫn liên lạc với các máy nội bộ của các phòng.

5.5-Website của Bảo hiểm xã hội thành phố, địa chỉ www.bhxhhcm.org.vn .Trang website này cung cấp toàn bộ các biểu mẫu, các văn bản của Chính phủ, của các ngành chức năng và của cơ quan BHXH hướng dẫn thực hiện chính sách chế độ BHXH – BHYT. Đặc biệt là những văn bản hướng dẫn cụ thể các thủ tục hồ sơ tham gia BHXH, BHYT; hướng dẫn làm lại sổ BHXH, đổi lại thẻ BHYT (trong trường hợp bị mất bị sai sót...); danh mục các cơ sở đăng ký khám chữa bệnh ban đầu của 63 tỉnh thành và nhiều nội dung thông tin khác liên quan đến những vấn đề BHXH - BHYT. Cần tìm hiểu các văn bản, vào website tra cứu mục văn bản, cần tìm các biểu mẫu tra cứu mục biểu mẫu, download miễn phí./.